KNplus – Web to Print: Wo wir Sie unterstützen und entlasten können

Egal wie viele Mitarbeiter. Egal wie viele Filialen: Ihre Zeit ist wertvoll und darf nicht länger für die Bestellung Ihrer Firmendrucksachen verschwendet werden.

Die Lösung: Ihr eigenes login-gesichertes Bestellportal bei Ihrer Druckerei in Düsseldorf – weltweit erreichbar! Dort werden einmalig Ihre Daten hinterlegt und mit wenigen Mausklicks können bestimmte oder sogar alle Ihre Mitarbeiter eigenständig CI-konforme Drucksachen vom Laptop oder Smartphone bestellen. Natürlich lassen sich pro Mitarbeiter login-bedingte Beschränkungen hinsichtlich zu erteilender Freigaben, änderbarer Datensätze oder Budgetobergrenzen festlegen.

Erfahren Sie hier mehr dazu!

Die Visitenkarte als Beispiel für Schmerzpunkte im Unternehmen

Visitenkarten sind die häufigsten Firmendrucksachen, die online bestellt werden

CI-konform muss sie sein, aber auch schnell verfügbar. Und ohne Grafikkenntnisse am besten direkt per Mausklick zu bestellen! Die Rede ist von der klassischen Visitenkarte, die nach wie vor die wohl wichtigste, aber auch tükischste Firmendrucksache der Welt ist.

Der Hintergrund: Für ein einheitliches Bild ist es erforderlich, dass jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter mit Kundenkontakt über eine ausreichende Anzahl an Visitenkarten verfügt. Denn trotz der Zunahme virtueller Kontakte via Xing oder LinkedIn, gehört die Firmenvisitenkarte nach wie vor fest in die Brieftasche jedes Teammitgliedes.

Doch so logisch der Sinn einer Karte ist, so schwierig ist oft ihre Bestellung. Denn wer selber über keine Grafikkenntnisse verfügt, der muss Fachleute mit dem Erstellen einer Druckdatei beauftragen – also entweder seine interne Grafikabteilung fragen oder eine externe Werbeagentur dafür bezahlen, eine Datei zu produzieren, damit diese dann zur Druckerei geschickt werden kann.

Die CI-Konformität: Teurer Fluch und wertvoller Segen zugleich

Für das eigene Branding und den Wiedererkennungswert eines Unternehmens ist die CI der bestimmende Faktor. Somit muss ein Unternehmen entweder auf Einheitlichkeit bestehen, oder sogar auf standortbedingte Unterschiede (etwa im Logo, der Schriftfarbe oder der Schriftart) verweisen.

All dies muss bei der Bestellung vom zuständigen Mitarbeiter beachtet werden – oder führt etwa bei einer zentralen Bestell-Annahme im Unternehmen zu Verwirrung und Falschbestellungen. Dabei ist es ganz einfach, alle Firmendrucksachen CI-konform zu bestellen, egal, für welchen Mitarbeiter und egal für welchen Standort: Die Daten dafür werden einmalig im System hinterlegt – und können z.B. nur vom Admin angepasst oder geändert werden. Jetzt können alle Angestellten im Betrieb (oder eine mit entsprechenden Rechten ausgestattete Kraft)die Bestellungen sämtlicher Drucksachen mit ihren Spezifikationen (Name, E-Mail-Adresse, Durchwahl) ausführen! Und zwar ohne dafür eine Grafik-Agentur zu beauftragen, die neue Druckdaten mit dem Namen, der Telefonnummer, der E-Mail-Adresse u.a. Angaben für jeden einzelnen Mitarbeiter herstellen muss.

Aktuell: Lesen Sie dazu unser Fallbeispiel (Download)

Faktor Zeit – wie lange soll man auf die Drucksachen warten?

Warten Sie nicht auf die Kollegen, wenn es darum geht, neue Visitenkarten zu bestellen!

Selbstverständlich verstehen wir es als unsere oberste Verpflichtung, Ihre Drucksachen nach Beauftragung umgehend zu produzieren und zu liefern.

Doch die Wartezeit bezieht sich in diesem Falle auch nicht auf die Zeit zwischen der Bestellung und der Auslieferung der Drucksachen. Vielmehr beschreibt die Wartezeit die Zeit im Unternehmen, die verstreicht, ehe ein (neuer) Mitarbeiter seine Drucksachen nach dessen Anforderung erhält.

Oder anders gesagt: Da es in den meisten Fällen ein enormer Aufwand ist, CI-konforme Drucksachen zu bestellen, warten viele Abteilungen aus Organisations- oder Preisgründen mit einer Bestellung, bis eine gewissen Anzahl an internen Anforderungen eingegangen ist.

Im schlimmsten Fall haben die Mitarbeiter über Wochen keine Visitenkarten, Schreibblöcke, Namensschilder, Formularblöcke oder Werbemittel – was natürlich keinen guten Eindruck bei ihren Kunden macht.

Budgetgrenzen und Freigabeprozesse voll automatisiert

Neben der Zeit spielt auch das Budget immer eine Rolle, wenn einem Mitarbeiter Firmendrucksachen zur Verfügung gestellt werden sollen. Aber auch Werbemittel, etwa für den nächsten Messeauftritt, bekommen in der Regel ein festes Budget, das vom zuständigen Mitarbeiter verwaltet werden muss.

Dies lässt sich in unserem geschlossenen Bestellportal im Backend einstellen: Da jeder Mitarbeiter über seinen Login Zugriff auf das System erhält, können ihm automatisch Rechte und Bedingungen zugewiesen werden.

Ein Beispiel:
Ein Kollege kann zwar Visitenkarten mit seinem Namen und einer neuen Handynummer versehen und hat das Recht, Schreibblöcke mit dem Firmenlogo zu bestellen, aber keine Werbemittel oder Namensschilder. Außerdem kann er sie nur an eine feste Adresse (den Firmensitz) liefern lassen. Ferner hat er für dieses Quartal nur 300 EUR zur Verfügung und muss seine Bestellungen vorher von einer Freigabestelle absegnen lassen. Dies passiert automatisiert per E-Mail.

Arbeiten von überall: Browserbasiert & 24/7

Visitenkarten können Sie bei uns 24/7 online bestellen.

Starre Bürozeiten oder notwendige Software-Installationen am Rechner sind in vielen Betrieben Schnee von gestern. Wo es geht, wird am modernen Laptop oder Tablet gearbeitet, viele Unternehmen beschäftigen ihre Mitarbeiter im Home-Office. Nicht zu vergessen: Der Außendienstler und der Vertrieb.

Die digitale Transformation hält in allen Unternehmen Einzug. Da ist es nur logisch, dass auch die Bestellung der Firmendrucksachen heute anders funktioniert als noch vor wenigen Jahren.

Unser Bestellportal ist browserbasiert, das bedeutet, dass Sie keine Software auf den Firmenrechnern installieren müssen. Die Bestellung der Drucksachen erfolgt über den Browser (zum Beispiel FireFox, Chrome oder den Internet Explorer). Und nicht nur das: Die Ansicht ist responsive, das bedeutet, dass Sie theoretisch Ihre Firmendrucksachen auch via Smartphone oder Tablet PC bestellen können. 24/7 und von überall in der Welt kommen Ihre Bestellungen bei uns an!

Statt Budget: Web to Print mit Shopfunktion

Für den Fall, dass Sie als Unternehmen die Kosten für die Bestellungen der Printprodukte nicht selber tragen, sondern, etwa als Verein, Partei oder sonstiger Träger, zwar CI-konforme Drucksachen als Vorlage bereitstellen möchten, diese aber nur gegen Bezahlung verschickt wissen wollen, haben wir auch eine Lösung parat.

Die gleichen Funktionen wie oben beschrieben, können wir noch über eine Shopfunktion ergänzen. So können Sie, zum Beispiel im Bereich Merchandising, Franchise oder Filialsystem, die Anforderungen an die Drucksachen festlegen, müssen die Kosten für die Bestellungen der Drucksachen aber nicht selber tragen. Dies wird wie im Onlineshop üblich per Rechnung, Kreditkarte oder PayPal vom Besteller bezahlt und an dessen Adresse verschickt.

Print on Demand statt Lagerhaltung

Lagerhaltung muss bei Print on Demand nicht mehr sein – auch nicht für Visitenkarten!

Ein Vorteil unseres login-gesicherten Bestellportals darf ebenfalls nicht aus den Augen gelassen werden: Wo Unternehmen früher aus Kostengründen große Mengen an Drucksachen bestellt und dann eingelagert haben, können heute durch die Technik des Digitaldrucks kleine Auflagen on demand, also bei Bedarf, bei uns bestellt werden.

Dies spart nicht nur eine Menge Zeit, Platz und Geld. Sie können sicher sein, dass Ihre Drucksachen immer auf mit den aktuellsten Daten ausgeliefert werden. Denn wenn sich Daten bei Ihnen ändern, geben Sie diese einfach im System ein – und schon ist alles wieder up-to-date!

Vereinbaren Sie Ihre persönliche DEMO des Systems

Haben Sie Fragen zu unserem Shop oder wünschen Sie eine Demo? Dann melden Sie sich gerne bei uns und nennen Sie uns bereits vorab Ihren Wunschtermin. Ein Mitarbeiter von uns wird sich alsbald bei Ihnen zur Termin-Bestätigung zurückmelden! Natürlich ist die Demo kostenfrei und unverbindlich!