Firmendrucksachen – was ist das eigentlich?

Welche Firmendrucksachen sind wirklich notwendig?

Natürlich benötigt nicht jedes Unternehmen alle Firmendrucksachen, die es auf dem Markt gibt. Erstellen Sie sich einfach eine Übersicht, welche Produkte Sie täglich nutzen und für Ihr Unternehmen von Bedeutung sind. Firmendrucksachen wie Visitenkarten, Briefbögen und Rechnungssätze sind Basis-Geschäftsdrucksachen, die vermutlich jede Firma benötigt.

Anders sieht es da mit Broschüren oder Verpackungen aus: Wenn Sie keine Produkte anfertigen, die verpackt werden müssen, sind CI-konforme Verpackungen für Sie erst einmal nebensächlich. Hält Ihre Firma nie Präsentationen, so sind auch Präsentationsmappen zweitrangig für Ihr Unternehmen.

Erstellen Sie eine Tabelle, in der sowohl die Firmendrucksachen aufgelistet werden, die Sie intern benötigen (z.B. Notizblöcke oder -bücher für die Mitarbeiter) als auch für den externen Gebrauch von Wichtigkeit sind (Briefbögen und -umschläge, Visitenkarten, Mappen, Verpackungen, Rechnungssätze etc.). Mit dieser Übersicht wird schnell klar, welche der Geschäftsdrucksachen für Ihre Firma notwendig sind. Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt neue Firmendrucksachen benötigen, z.B. aufgrund einer Sortimentserweiterung, können Sie diese neuen Produkte der Tabelle hinzufügen. So haben Sie stets eine gute Übersicht. Zurück zum Start

Der erste Eindruck zählt – die Visitenkarte

Auch wenn die Digitalisierung dafür sorgt, dass die berufliche Vernetzung zusehends über LinkedIn oder XING stattfindet, so sind es tatsächlich nach wie vor die klassischen Visitenkarten, die für das persönliche “Networking” eingesetzt werden. Visitenkarten sind auf Messen, Geschäftsmeetings oder anderen Veranstaltungen besonders wichtig. Jeder berufstätige Mensch sollte immer genügend Karten dabei haben, um diese bei Gelegenheit an neue Kontakte aushändigen.

Warum ist die Visitenkarte wichtig?

Wie beschrieben ist die Visitenkarte nach wie vor eine der wichtigsten Firmendrucksachen und schafft innerhalb von wenigen Sekunden einen ersten Eindruck beim Gegenüber. Eine gut gestaltete, CI-konforme Visitenkarte kann dafür sorgen, dass sich der Kunde oder Geschäftspartner an den Geber der Karte zurückerinnert und ihn im besten Fall kontaktiert. Eine nichtssagende Visitenkarte ohne das Firmenlogo oder mit einer schlechten Gestaltung, die nicht an die Marke des Unternehmens erinnert, landet hingegen schnell im Papierkorb.

Gestaltung der Visitenkarte

Bei der Gestaltung einer Visitenkarte ist es wichtig, CI-konform zu arbeiten. So sollten Logo, Schriftarten und Farbgebung denen des Unternehmens und der anderen Firmendrucksachen entsprechen. Name, Position und Kontaktdaten des Kartenbesitzers gehören ebenfalls auf die Visitenkarte. Der Name des Kartenbesitzers sollte dabei im Vordergrund stehen, sodass dieser zuerst in den Blick fällt. Textliche Hervorhebungen oder eine größere Schriftart helfen dabei. Gibt es bei der Firma standortabhängige Unterschiede was die Gestaltung des Logos angeht, so sollten diese ebenfalls auf den jeweiligen Visitenkarten berücksichtigt werden. Ist die Firma noch relativ unbekannt, so ist es sinnvoll, einen Claim oder den Unternehmensgegenstand unter den Firmennamen zu setzen (z.B. “Getränke Heroes – Wir stillen Ihren Durst!”).

Auch der Ortsname bzw. die Adresse des Unternehmens ist auf einer Visitenkarte von Bedeutung. Denn die Nähe zu eventuellen Geschäftspartnern kann ein ausschlaggebender Grund sein, eine Partnerschaft einzugehen. Weiterhin sollten nicht mehr als drei unterschiedliche Schriftarten verwendet werden, sonst wirkt die Visitenkarte zu unruhig und wird unübersichtlich. Die Lesbarkeit, auch in Bezug auf Farben und Kontraste, sollte gewährleistet sein. QR-Codes sind ein neuer Trend, den immer mehr Firmen für sich nutzen: So können über einen QR-Code auf der Visitenkarte weitere Informationen über das Unternehmen per Smartphone abgerufen werden. Die URL der Firmenhomepage auf die Karte zu drucken ist aber oberste Pflicht, denn diese soll ja auch vom Büro-Computer aus aufgerufen werden können und nicht nur vom Smartphone! Zurück zum Start

Notizblöcke für Firmen – einheitliches Material für die Mitarbeiter & Kunden

Nicht nur Kunden und Geschäftspartner legen Wert auf ein einheitliches Erscheinungsbild eines Unternehmens, auch die Mitarbeiter erkennen den Wert ihres Arbeitgebers, wenn Notizblöcke und -bücher CI-konform gestaltet sind. Sie arbeiten motivierter, wenn Sie auf einem Block schreiben, der das Logo und die Marke ihres Unternehmens repräsentiert. Zudem werden Notizen auch mit nach Hause oder zu Kunden genommen – und auch dort wirkt es besser, wenn der Mitarbeiter auf einem Block mit Wiedererkennungswert mitschreibt.

Notizblöcke können aber auch als Werbegeschenk ideal an Kunden und auf Messen an Interessenten verschenkt werden. Auch in diesem Fall ist die einheitliche Gestaltung des Notizblocks wichtig.

Gestaltung des Notizblocks

In der Regel befindet sich das Logo der Firma oberhalb des Notizblock-Kopfes. Hier springt der Name des Unternehmens direkt in das Blickfeld. Natürlich ist es hier, wie bei allen Firmendrucksachen wichtig, CI-konform zu arbeiten: Logo, Farbgebung und Schriftart sollte dem Corporate Design des Unternehmens entsprechen. Ob Sie die Blöcke liniert, kariert oder ganz ohne Linien drucken lassen, bleibt Ihnen überlassen. Bei Unternehmen, die viel skizzieren und Grafiken aufzeichnen, eignen sich Blöcke ohne Linien besser. Natürlich sind auch mehrere Blöcke mit unterschiedlicher Linierung eine Option.

Viele Firmen setzen unterhalb des Logos oder am Ende der Seite noch einen passenden Spruch – z.B. speziell für die Messe – oder passend zum Unternehmen auf den Notizblock. Dies kann für den Kunden oder Mitarbeiter ein zusätzlicher Hingucker sein, der die Wertigkeit des Notizblocks anhebt. Auch personalisierte Notizblöcke für Mitarbeiter oder Kunden sorgen für eine besondere Wertschätzung gegenüber dem Unternehmen. Besonders gut eignen sich DIN A5 oder A6 Formate für Notizblöcke, da diese kompakt und handlich in fast jede Tasche hineinpassen. Zurück zum Start

Briefumschläge für Firmen – oft in ihrer Wirkung unterschätzt

Nicht nur Briefbögen und -papier, sondern auch Briefumschläge sind wichtig für den Wiedererkennungswert einer Firma. Ein Briefumschlag, der eine handgeschriebene Empfänger- und Absenderadresse aufweist, wirkt unprofessionell. Ein Umschlag, der hingegen sowohl Logo des Unternehmens, als auch die Anschrift und den Absender in den Corporate Design Schriftarten präsentiert, wirkt gleich ganz anders auf den Empfänger. Die CI-konforme Gestaltung des Briefumschlags ist hochwertig und professionell. So können Rechnungen, Aufträge oder Weihnachtskarten an die Kunden passend im Design der Firma versendet werden.

Gestaltung der CI-konformen Briefumschläge

Wichtig ist, die firmeninternen Schriftarten und das Logo für den Briefumschlag zu nutzen. Das Logo wird am besten oben links in der Ecke des Umschlages aufgedruckt. Eine andere Möglichkeit ist die Platzierung des Logos auf der Rückseite des Briefumschlags. Wird ein Umschlag mit Fenster benutzt, ist es wichtig, dass der Briefbogen passend bedruckt wird. Halb abgeschnittene Texte, schlecht lesbare Adressen oder Unternehmensnamen im Fenster wirken unprofessionell. Hier sollte beides – Briefbogen und Briefumschlag – perfekt aufeinander abgestimmt werden.

Professionalität und Branding durch Briefpapier verstärken

Wie eingangs erwähnt, zählt das Briefpapier zu den wichtigsten Firmendrucksachen. Denn auch wenn immer mehr Prozesse digital abgewickelt werden, so sind es doch Rechnungen oder Auftragsbestätigungen, die nach wie vor postalisch versendet werden. Damit der Empfänger direkt weiß, von wem der Brief kommt, ist die CI-konforme Gestaltung hier besonders wichtig. Das Logo des Unternehmens, die Schriftarten und die Farbgebungen sollten passend zum Corporate Design im Briefpapier verwendet werden.

Briefpapier einheitlich gestalten

Bei Briefpapier für Firmen wird in der Regel das Logo des Unternehmens oben rechts oder mittig platziert. Es sollte nicht zu klein sein, damit es direkt in den Blick des Empfängers fällt. Die Schriftarten müssen an die Schriftarten und Stile der Firma angepasst werden. Auch dadurch entsteht der Wiedererkennungs-Effekt, der für das Branding eines Unternehmens wichtig ist.

Im Fußbereich des Briefbogens werden in der Regel die Firmenadresse mit Namen des Geschäftsführers, die Kontaktdaten (E-Mail, Telefon etc.), die Bankverbindung des Unternehmens und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID-Nr.) aufgeführt. Ob zusätzlich zum Logo noch ein Claim oder ein Spruch auf das Briefpapier gedruckt werden soll, bleibt jedem Unternehmen selber überlassen. Grundsätzlich darf natürlich nicht zu viel Platz dafür verwendet werden, da die Adresse des Empfängers und der Text des Briefes noch ihren eigenen Raum benötigen. Zurück zum Start

Nicht nur durch Rhetorik überzeugen – Präsentationsmappen für Firmen

Präsentationsmappen sind besonders wichtig für Unternehmen, die häufig Vorträge halten müssen. Dies kann sowohl intern in der Firma als auch extern auf Messen, Seminaren, Fort- und Weiterbildungen oder Kongressen erfolgen. Präsentationen erhalten durch CI-konforme Präsentationsmappen sofort eine hochwertige, professionelle Wirkung. Die Zuhörer des Vortragenden wissen direkt, von welcher Firma der Vortragende kommt und können diesen zuordnen, ohne es sich notieren zu müssen. Denn das Logo und der Name des Unternehmens befinden sich auf den Präsentationsmappen, sodass jeder auf den ersten Blick weiß, mit welcher Firma er es zu tun hat. Vor allem bei großen Kongressen, auf denen verschiedene Firmen Vorträge halten, kann dies enorm wichtig sein.

Zudem nehmen die Zuhörenden die Präsentationsmappen nach dem Vortrag mit ins Büro oder nach Hause. Auch hier werden sie weiterhin mit dem Unternehmen konfrontiert und erinnern sich immer wieder an die Firma bzw. den Vortragenden. Wichtige Notizen während der Präsentation können einfach in die Mappen gelegt und transportiert werden. Präsentationsmappen bieten also nicht nur einen praktischen Vorteil, sondern erinnern auch an die Marke des Unternehmens und verstärken so dessen Branding.

Gestaltung von Präsentationsmappen

Auch bei den Präsentationsmappen ist die CI-konforme Gestaltung wichtig. Hier steht auf der Vorderseite der Mappe vor allem das Firmenlogo im Vordergrund. Dieses sollte gut sichtbar, nicht zu klein auf dem Mappendeckel platziert werden. Auch bei der restlichen Gestaltung gilt, sich an die Farbgebung und die Schriftstile des Corporate Designs zu halten. Präsentationsmappen gibt es in den verschiedensten Varianten. Eine gute Idee ist es, eine Mappe mit Visitenkarten-Schlitz oder -Tasche auf der Innenseite zu gestalten. Dort kann direkt die Visitenkarte des Vortragenden hineingesteckt werden, um so den Zuhörenden eine Kontaktmöglichkeit für einen späteren Zeitpunkt zu bieten.

Passend für einen speziellen Vortrag oder eine Messe ist es auch sinnvoll, einen Spruch oder das Thema des Vortrags auf die Präsentationsmappe zu drucken. So wird beim späteren Sortieren der Mappen auf einen Blick klar, zu welchem Anlass oder Thema diese Notizen sind. Auf der Innenseite der Mappe sollten Falzvorrichtungen sein, die das Einlegen der Notizen ermöglichen, ohne dass diese beim Transport herausfallen. Wird die Präsentationsmappe viel herumgereicht, ist eine spezielle Beschichtung oder ein dickeres Material eine gute Idee. Zurück zum Start

Eine CI-konforme Verpackung sagt mehr als tausend Worte

Firmen, die Produkte versenden, sind auf Verpackungen angewiesen. Schlichte Kartons oder Kartonagen, die weder Logo des Unternehmens noch sonst einen Hinweis auf die Firma bieten, gehen in der Masse von Verpackungen unter. Firmen müssen ihre Verpackungen mit ihrem Corporate Design gestalten, um aufzufallen.

Erinnern wir uns an das Apple-Beispiel: Kunden und Geschäftspartner haben Erwartungen an Firmen bezüglich ihres Designs. Werden diese Erwartungen nicht erfüllt, wird das Unternehmen als weniger professionell, minderwertig oder schlecht organisiert eingeschätzt. Zudem sorgt die Verpackung für den ersten Eindruck. Noch bevor Kunden das Produkt sehen, sehen sie dessen Verpackung. Ist diese bereits ansprechend gestaltet und weiß der Kunde, von welcher Firma das Produkt stammt, geht er auch positiver an die Bewertung des Produktes heran. Getreu dem Motto “Wenn die Verpackung schon so gut und hochwertig aussieht, muss das Produkt auch gut sein”.

Gestaltung der Verpackung

Bei Verpackungen steht wie bei allen Firmendrucksachen das Logo des Unternehmens im Vordergrund. Dieses kann direkt auf die Verpackung gedruckt werden – ob frontal oder seitlich ist individuell zu entscheiden. Eine andere Möglichkeit besteht in dem Bedrucken eines Klebebandes mit dem Logo der Firma. Mit diesem Klebeband wird der Karton dann verschlossen. Verpackungen, die beim Auspacken auf den Innenseiten der Laschen das Logo, einen passenden Spruch oder Serviceleistungen anbieten, sind immer mehr im Kommen.

So kann auf der Innenseite etwa die Bitte um eine Bewertung des Produktes, das Anbieten von Hilfe bei Fragen zum Produkt mit entsprechender Kontaktadresse/ QR-Code o.ä. aufgedruckt werden. Dies überrascht den Kunden, er fühlt sich gut betreut und er prägt sich die Marke des Unternehmens noch besser ein. Auch bei der Gestaltung der Verpackung gilt: Farbgebung des Logos, Schriftarten und Stile im Corporate Design verwenden. Hier gibt es vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten.

Mit Compliment Cards besonders in Erinnerung bleiben

Compliment Cards stammen aus Amerika, werden aber zunehmend auch hierzulande verwendet. Diese Karten erinnern vom Stil und Material an Visitenkarten, haben aber ein größeres Format (ähnlich wie Grußkarten). Sie werden immer häufiger verwendet, um kurze Notizen (z.B. an Mitarbeiter oder Kunden) zu überbringen, aber auch um sich zu bedanken oder um eine kleine Anmerkung für ein Produkt zu geben. Hat ein Mitarbeiter sich zum Beispiel durch besonders gute Leistung im Unternehmen hervorgehoben, erhält er eine Compliment Card, auf der sich die Firma bei ihm bedankt.

Auf den Karten wird in der Regel handschriftlich unterschrieben, wie es auch bei den gängigen Grußkarten der Fall ist. Genauso gut kann die Compliment Card aber auch als Dankeskarte an Kunden und Geschäftspartner versendet werden. Auch Produkte, die besonders schön verpackt werden sollen, erhalten daher immer häufiger Compliment Cards anbei, anstatt einer klassischen Grußkarte.

Gestaltung von Compliment Cards

Auch hier steht das Logo der Firma im Fokus: Compliment Cards können ähnlich wie Visitenkarten gestaltet werden, indem z.B. das Logo auf der Rückseite der Karte platziert wird. Auf der Vorderseite steht dann ein Dankestext, eine Anmerkung o.ä. Eine personalisierte Ansprache an den jeweiligen Kunden oder Mitarbeiter wird auch häufig verwendet. Die Farbgebung und der Stil des Textes sollten dem Corporate Design treu bleiben. Kleine Verzierungen, wie z.B. Verschnörkelungen am Rand der Karte sind nicht selten, denn sie ähneln den Grußkarten und sollen für positive Anlässe eingesetzt werden. Zurück zum Start

Fazit

Die Welt der Firmendrucksachen ist vielfältig und der erste Schritt dahin oft der Schwierigste: „Wie soll ich meine Drucksachen gestalten? Gibt es vielleicht Vorlagen, die genutzt werden können? Gibt es einen einfachen und kostengünstigen Weg, CI-konforme Drucksachen herzustellen?