Das Hauptanliegen eines Unternehmens sollte es sein, seinen Kunden einen größtmöglichen Nutzen zu bieten. Dies kann allerdings in der Regel nur gewährleistet werden, wenn ein Betrieb sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren und „Nebenbereiche“ ausblenden kann.

Einen solchen „Nebenbereich“ zu definieren, ist im Grunde ganz einfach. Wenn einem Geschäftsführer, leitenden Angestellten oder dem Mitarbeiter einer Firma folgender Gedanke kommt: „Darum muss ich mich jetzt auch noch kümmern?“, sollten die Alarmglocken schrillen.

Denn in seinen acht Stunden im Betrieb sollte sich der Angestellte voll und ganz auf seine eigentliche Aufgabe stürzen können. Sollte. Denn die Realität sieht oft anders aus.

Wie kommt der Angestellte wieder zu seinen Aufgaben?

Ein klassisches Phänomen im Job ist das „Verlassen“ des eigentlichen Aufgabenbereichs. Manchmal schleichend, manchmal bewusst vom Chef gefordert, werden die Mitarbeiter*innen im Unternehmen für weitere / andere Tätigkeiten herangezogen, die nicht dem Aufgabenfeld entsprechen, für die sie ursprünglich angestellt wurden. Und schon taucht der oben genannte Gedanke auf: „Das soll ich jetzt auch noch machen? Und was wird aus meinen eigentlichen Aufgaben?“

Und so wird aus einer langjährigen Bilanzbuchhalterin auf einmal die Dame mit dem Laufzettel für die Bestellung von Broschüren und aus einem Vertriebsmitarbeiter wird der Designer und Organisator für den Einkauf und die Verteilung von Visitenkarten und Kugelschreibern für alle Kollegen.

Teure Zeit für vergleichsweise günstige Produkte

Die Kosten für einen Mitarbeiter bemessen sich nicht nur aus dessen monatlichem Gehalt. Vielmehr muss kritisch betrachtet werden, wie ein Mitarbeiter im Betrieb eingesetzt – sprich wofür er ursprünglich bezahlt wird. Wenn sich dann zeigt, dass etwa die Dame aus der FiBu ihre Zeit mit der Bestellung von Drucksachen verbringt, anstatt sich um die Rechnungsstellung zu kümmern, so kostet dies den Betrieb jeden Tag zusätzliches Geld!

Etwas einleuchtender wird es vielleicht an diesem Beispiel: Der Vertriebler soll seine Zeit nicht im Büro verbringen – er soll „draußen“ oder am Telefon neue Geschäfte abschließen, um dem Unternehmen neue Kunden und damit neuen Umsatz zu bescheren. Wenn er aber stattdessen dafür eingesetzt wird, um für sich und womöglich noch für die Kolleginnen und Kollegen die Visitenkarten oder Werbemittel zu bestellen, schenkt sich das Unternehmen damit die berühmte „teure Tasse Tee“ ein.

Mal mit ein paar Zahlen: Ein Key-Account-Manager verdient je nach Branche etwa 100.000 EUR brutto im Jahr und steht dem Betrieb dafür etwa 1200 Stunden zur Verfügung (Vollzeit, abzüglich Krankheit, Urlaub, Feiertagen, Wartezeiten usw.). Er kostet das Unternehmen dann je produktiver Stunde etwa 93 EUR (Arbeitgeber) -Brutto. Wenn er dann auch nur 5 Stunden im Monat mit der Bestellung von Visitenkarten und anderen Druckprodukten verbringt (Design, ggf. Koordination mit einer Grafik-Agentur, Budget-Freigabeprozesse mit Laufzetteln, Korrekturen, Verteilung, Rücksprachen mit den Kollegen, Nachbestellung usw.), dann zahlt ein Unternehmen etwa 5.500 EUR pro Jahr nur für die reine Bestellung von Geschäftsdrucksachen.

Vielleicht hat wiederum die Dame aus der FiBu eine Teilzeitstelle und arbeitet nur 20 Stunden die Woche im Betrieb. Sie ist dann (wie oben berechnet) etwa 600 Stunden pro Jahr im Betrieb – und verbringt damit dann etwa 10% ihrer produktiven Arbeitszeit mit der Bestellung von Visitenkarten und Broschüren. Die Druckprodukte selber machen jeweils nur noch einen Bruchteil in der Gesamtrechnung aus.

Wie kommen Betriebe aus dieser Kostenfalle?

Um seinen Angestellten etwas Gutes zu tun und seinen Kunden außerdem einen hohen Nutzen bieten zu können, können Abteilungsleiter / Unternehmensleiter dafür sorgen, dass ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Fokus ihrer Arbeitszeit auf ihre eigentlichen Tätigkeiten legen können.

Die Service-Optionen, die ihnen in diesem Falle den Arbeitsalltag erleichtern können, liegen in einer einfachen, günstigen und automatisierten Möglichkeit, Geschäftsdrucksachen wie Broschüren, Visitenkarten, Flyer, Notizblöcke, Mailings usw. zu bestellen. Denn so können aus 5 Stunden im Monat ganz einfach nur wenige Mausklicks werden.

Und in der übriggebliebenen Zeit können Kundenanrufe getätigt oder Rechnungen geschrieben werden. So, wie es eigentlich ja mal vorgesehen war.

Alternativ lassen sich diese Aufgaben dann wunderbar auf jeden Angestellten verteilen, der Drucksachen benötigt. So kann jeder Mitarbeiter selber entscheiden, ob er neue Visitenkarten oder Broschüren benötigt, und diese dann mit ein paar Klicks am PC oder dem Smartphone von unterwegs bestellen und über das angeschlossene Firmenkonto abrechnen.

Eigentlich ganz einfach! Probieren Sie es hier aus.